Conferenze stampa ed eventi

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Questo sesto articolo della serie sugli Uffici Stampa si occupa dell’organizzazione di conferenze stampa ed eventi. Si tratta naturalmente di un’altra parte rilevante del lavoro di un Addetto Stampa. Nella foto di copertina (Renato Ferrini) vedete la presentazione della stagione 2007 del baseball italiano.
Chi ha iniziato a fare il giornalista come me nella seconda metà degli anni ’80 del secolo scorso, certamente ricorderà che le conferenze stampa accadevano con regolarità, addirittura su base quotidiana. Fino alla fine degli anni ’90 erano rarissimi i giorni in cui non c’era nemmeno una convocazione sulla scrivania.
Le cose sono cambiate molto rapidamente con il nuovo millennio. Un po’ perché è diventato sempre più facile scambiarsi informazioni, soprattutto perché le redazioni sono diventate sempre meno affollate e i cronisti si spostano dalla loro scrivania solo in selezionate occasioni.

La conferenza stampa

È il più classico degli strumenti a disposizione dell’Ufficio Stampa, ma prima di convocarne una è bene fare qualche riflessione. La prima cosa da chiedersi è se serve. Nel senso: è necessario convocare i giornalisti o ci si può limitare a inviare una nota stampa (una comunicazione non troppo formale che spiega cosa si ha in mente, nella sostanza), facendola magari seguire da un comunicato stampa (un testo che prepariamo perché venga utilizzato dai giornalisti). Poi ci chiederemo se i giornalisti troveranno l’argomento di interesse, al punto da lasciare la redazione. Nessuno ha la sfera di cristallo, ma non sarà difficile verificare quali altri appuntamenti ci sono in calendario e fare una valutazione sulle ragionevoli probabilità di vedere i colleghi intervenire. C’è ovviamente una ulteriore valutazione da fare, che accenno anche se appare scontata: abbiamo in mano qualcosa per cui vale la pena muoversi?
Io ho iniziato a fare il giornalista a Parma, dove i luoghi in cui venivano tradizionalmente convocate le conferenze stampa erano vicinissimi l’uno all’altro. Ma se operiamo su Roma o Milano, dobbiamo tener conto di tutta una serie di fattori, non ultimo il traffico. È qualcosa di cui non mi sono reso conto fino al novembre del 1998, quando da inviato di calcio a Glasgow (Scozia) mi sono trasformato in giornalista investigativo a Londra sulle tracce di Ferdinando Carretta. I tempi richiesti dagli spostamenti in una metropoli come Londra erano completamente diversi da quelli della mia tranquilla Parma. Roma e Milano non sono così gigantesche, ma quando convocherete i colleghi vi renderete conto di quello che sto cercando di dire.
Adesso una precisazione: andrò avanti parlando della convocazione di una conferenza stampa da parte di chi non è sicuro di ottenere partecipazione. Perché appare ovvio che il Presidente del Consiglio non avrà tanti problemi ad avere i giornalisti dove vuole e quando vuole.
Come Addetto Stampa della Federazione Baseball Softball (FIBS) ho convocato la stampa una volta all’anno per la presentazione dei campionati e usato abbastanza di rado lo strumento, anche perché la popolazione di cronisti specializzati nel baseball e nel softball non è tanto numerosa ed è composta da colleghi che non seguono questi sport come attività principale. Uno dei nostri specchietti per le allodole preferiti è sempre stato il Presidente del CONI, che è un catalizzatore di attenzione notevole. Ma è anche la classica arma a doppio taglio, perché la sua presenza può portare i cronisti completamente fuori dal tema della conferenza stampa. Comunque, un momento come era per me la presentazione della stagione è molto utile a un Ufficio Stampa. Serve a contattare un po’ tutti i colleghi del settore, ad aggiornare gli indirizzari, a creare un contatto con le redazioni che si ricordano di noi solo quando succede qualcosa di clamoroso (tipo la vittoria dell’Italia contro gli USA Prednisolone acetate).
Nelle conferenze stampa un momento temuto è quello delle domande libere. C’è chi usa il vecchio trucco delle domande di giornalisti compiacenti, adeguatamente istruiti, ma io preferisco ripassare con il tavolo dei relatori le potenziali situazioni imbarazzanti per essere certo che nessuno verrà sorpreso disarmato in caso di scontro a fuoco con i giornalisti.

Il comunicato stampa

Questo fedelissimo strumento lo utilizzeremo sia come resoconto della conferenza stampa che in sostituzione di una conferenza stampa. Non mi metterò a dare lezioni su come si scrive un comunicato stampa, ma mi preme sottolineare che in testa al nostro scritto andranno sempre le informazioni rilevanti (le famose 5W del giornalismo anglosassone, o un “chi-come-dove-quando-perché” se vogliamo dirla più semplice, le dobbiamo sempre avere in mente). Tenete anche conto del fatto che i giornalisti di solito hanno poco tempo, quindi una nota molto lunga ha ottime probabilità di essere cestinata (ancora di più oggi, che nota e cestino sono virtuali…). Il vantaggio che abbiamo noi giornalisti del terzo millennio è che per gli approfondimenti si può facilmente rimandare al sito internet. Quello che consiglio sempre io è un comunicato essenziale e agile, con le istruzioni precise su dove trovare approfondimenti ed eventuali contenuti multimediali (foto, immagini) di supporto.
Pur essendo importante che il supporto con cui inviamo il comunicato renda identificabile la nostra organizzazione, eviterei di fare ricorso a intestazioni caratterizzate da loghi complessi e colorati, che potrebbero rendere il messaggio pesante (parlo di trasmissione via e-mail).
Non sono particolarmente tifoso dei comunicati che terminano con le note biografiche  o sulla mission dell’organizzazione. Secondo me, chi vuole più informazioni deve essere reindirizzato al nostro sito internet.

Una inattesa affluenza costrinse a spostare il Gala dei Diamanti FIBS 2011 in una sala più grande. Non furono bei momenti

Gli eventi

La mia esperienza radio televisiva mi ha trasformato in una sorta di presentatore ufficiale degli eventi che la FIBS organizzava. In particolare il Gala dei Diamanti (festa di fine anno che coinvolgeva squadre e atleti da premiare) ha assunto nel corso degli anni una certa rilevanza.
Da quella esperienza traggo una dritta che ritengo molto rilevante: non è possibile che la stessa persona sia l’organizzatore e il conduttore di un evento, perché rischia di scontentare tutti. Se organizza un evento che dura nel tempo oltre la tradizionale ora di una conferenza stampa, lo staff del nostro Ufficio Stampa dovrà dedicare molta attenzione alla preparazione, con particolare riferimento alla suddivisione dei compiti. È ovvio che chi parla con un microfono in mano è più identificabile da chi ha necessità di informazioni, ma la nostra capacità organizzativa dovrà certamente prevenire questo rischio e dovremo fare di tutto per indirizzare gli ospiti verso chi li può aiutare. A un evento oltretutto non interverranno solo giornalisti, che sono preparati a queste situazioni e più facili da orientare, quindi il lavoro organizzativo dovrà essere ancora più attento.
A proposito di un evento la cui preparazione non funzionò proprio benissimo, ho in mente il Gala dei Diamanti 2011, che la FIBS aveva organizzato a Vicenza. La presenza di Alex Liddi, il primo giocatore di scuola italiana a esordire nella Major League americana (e probabilmente qualche stima sbagliata sui presenti) portarono più del doppio delle persone previste al Teatro Comunale. Spostare l’evento dalla sala inizialmente prevista (capienza 350 unità) a una capace di oltre 1.000 posti (ne furono occupati oltre 900, secondo quanto verificato dai Vigili del Fuoco) non fu certamente come bere un bicchier d’acqua. Per chi organizza, a volte un successo eccessivo diventa un problema più grosso di un fiasco.
Di quella giornata ho già scritto su questo sito.

Conferenze stampa ed eventi

Quando si convocano i giornalisti il management di solito si preoccupa degli eventuali omaggi da consegnare (che ho già detto: in teoria, i giornalisti non dovrebbero nemmeno accettare) e dell’eventuale rinfresco che segue la conferenza stampa. Non credo che l’Ufficio Stampa si debba preoccupare tanto di questo, ma se viene chiesto un parere, io mi limiterei a considerare questo: basta restare nei limiti della cordialità e dell’educazione. Lo champagne, insomma, non è necessario.
Maggiore preoccupazione l’Addetto Stampa e il suo staff la dovrebbero dedicare al feed back della conferenza stampa. Come succede a una squadra sportiva, allenarsi va bene, ma alla fine è il risultato che conta. Se convochiamo una conferenza stampa e invitiamo 200 giornalisti, non potremo essere soddisfatti verificando che se ne sono presentati 2. Capire cosa abbiamo sbagliato fa certamente parte dei nostri compiti. Così come prendere buona nota della soddisfazione dei colleghi. Se l’impressione generale sarà quella di aver perso tempo su argomenti che potevano essere affrontati con un comunicato via e-mail, non avremo fatto bene il nostro lavoro.
Concludo con una considerazione sulle dirette in streaming, divenute così popolari grazie all’abuso che ne hanno fatto i 5 Stelle della prima ora.
Fate una valutazione attenta, prima di trasmettere una conferenza stampa in streaming. Si tratta a tutti gli effetti di un incoraggiamento a non presentarsi. Io sono più propenso a registrare l’evento e a proporlo on demand, magari a pochi minuti dalla conclusione della conferenza stampa.

6-CONTINUA

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